Ich habe vor rund einer Woche einen Test-Account für das Sharepoint-Hosting bei Genotec eröffnet. Da ich beruflich in einem Team arbeite, welches viele seiner Tätigkeiten und Aufgaben über eine Exchange-Umgebung koordiniert, hatte ich ein konkretes Interesse und ebensolche Erwartungen bezüglich diesem Angebot. Wie sich das Ganze in den letzten Tagen so angefühlt hat, und was sich mit diesem Service so anstellen lässt, möchte ich in diesem Beitrag etwas näher erläutern.
Nach erledigter Anmeldung für den Test-Account habe ich eine Bestätigungs-Email erhalten, in welcher meine Zugangsdaten für die weitere Einrichtung resp. Nutzung der Sharepoint-Teamsite angegeben waren. Der Service kann entweder über eine Subdomain von sharepointhosting.ch genutzt werden (also zB. dein-name.sharepointhosting.ch) oder aber auch in die eigene Domäne integriert werden (also zB. teamsite.online-hygiene.ch). Ich habe von ersten Variante Gebrauch gemacht, da ich selbst keinen direkten Zugang zu Nameserver-Einstellungen habe und mir das auch wesentlich einfacher sprich: benutzerfreundlicher erschien.
Aller Anfang ist…?
Der Start in die Sharepoint-Umgebung fällt mir als Outlook-User relativ leicht und sobald man zum MS Internet-Explorer gewechselt hat, funktionieren auch die kleinen “Details” wie zB. ein WYSIWYG-Editor zur Bearbeitung von Seiteninhalten oder Diskussionsbeiträgen fehlerfrei. Löblich ist natürlich das fast grenzenlos freie Zusammenstellen von Modulen oder Ansichten wie zB. Kalender, Kontakt- oder Aufgabenlisten. Hier wird dem Anwender (sofern die notwendigen Rechte vorhanden sind) eine sehr grosse Freiheit gegeben, seine persönliche Arbeitsumgebung einzurichten.
Will man das Angebot effektiv zur Arbeit im Team nutzen, muss man natürlich auch Benutzergruppen und danach die entsprechenden Benutzer erstellen resp. zuweisen. Hier hatte ich erste Schwierigkeiten, die der Tatsache zuzuschreiben sind, dass bei Microsoft-Produkten die Benutzerfreundlichkeit nicht immer an oberster Stelle steht. Zu diesem Punkt ist allgemein zu bemerken, dass die Handhabung für “wenig-Nutzer” sicherlich nicht einfach sein wird, denn das Interface wirkt zwar aufgeräumt und übersichtlich (solange man es selbst nicht mit eigenen Elementen und Ansichtsblöcken zugepflastert hat) aber gerade diese Tatsache macht das Auffinden bestimter Funktionen manchmal zur grossen Suchaktion mit “Aha!”-Erlebnis.
auch das Zustellen von Benutzerdaten für neu erstellte Benutzer kann unterhaltsam werden, Anwender von Outlook 2003 sollten allenfalls Ihren Junk-Mail Ordner konsultieren, falls keine Begrüssungs-Email im Postfach landet…
Verbesserungspotential steckt aus meiner Sicht hier eindeutig auch bei den von Genotec angebotenen FAQ zum Sharepoint-Hosting, welche mit gerade einmal 5 Einträgen den Einstieg in das Produkt nicht wesentlich erleichtern.
Zum Thema Installation und Inbetriebnahme muss auf jeden Fall klar gesagt werden, dass dies keine 1-Stunden Aufgabe ist. Allein das Einrichten der Benutzer und Grupppen sowie die Konfiguration verschiedener Ansichten und Module nimmt sehr viel Zeit (und Know-How) in Anspruch. Auf jeden Fall eine Aufgabe, bei der ein versierter IT-Anwender, wenn nicht sogar IT-Spezialist gefragt ist.
Arbeiten online
Die Sharepoint-Umgebung bietet eine Vielzahl an Online-Applikationen, die im Team genutzt werden können:
- Diskussionen (grundsätzlich nichts anderes als ein Online-Forum)
- gemeinsam genutzte Dokumente (File-Uploads und Bearbeiten via Windows-Explorer!)
- gemeinsame Kalender (à la Outlook / Exchange)
- Aufgabenlisten und Projektplanung
- gemeinsam genutzte Kontaktlisten
- Wikis
- Umfragen
- Websites / Blogs
Alle diese Elemente lassen sich ziemlich gut bedienen und der Seitenaufbau geht grundsätzlich sehr flott, hier scheint also die von Genotec angebotene Infrastruktur TippTopp zu sein.
Was mich am meisten interessierte, war die Arbeit mit gemeinsamen Dokumenten. Diese Dokumente lassen sich (Internet Explorer vorausgesetzt) direkt aus dem Windows Explorer in den Online-Arbeitsplatz verschieben. “Toll!” war mein erster Gedanke. Dann wollte ich ein Word-Dokument auf die gleiche Weise online öffnen, was ebenfalls einwandfrei funktionierte. Das i-Tüpfelchen, das Online Speichern eines auf diese Weise in Word bearbeiteten Dokumentes, scheint erst in neueren Office-Versionen (ich habe 2002) zu klappen, den mein Word blieb hier stur und wollte lediglich eine lokale Kopie des Dokumentes auf meiner Festplatte speichern. Der Vorteil dieser Lösung (sofern denn die richtigen Office-Programmversionen installiert sind) liegt hier auf der Hand: Dokumente lassen sich direkt über Internet bearbeiten. Andere Sharepoint-Benutzer können sich über Veränderungen an einem Dokument per Email benachrichtigen lassen und beispielsweise für eigene Zwecke separate Versionen des Dokumentes erzeugen.
Positiv ist auch, dass sich solche Benachrichtigungen auch als RSS-Feeds einrichten lassen, was Email-geplagte Anwender sicher zu schätzen wissen.
Fehlerfrei funktioniert hat das Erstellen einer Bildgalerie. Ich habe dazu die Funktion zum gleichzeitigen Uploaden mehrer Bilder genutzt. Dies hat dann den Microsoft Picture Manager zum Vorschein gebracht (wusste nicht mal dass es sowas gibt), mit welchem ich lokal auf meiner Harddisk die Bilder selektieren konnte und dann mit einem einzigen Klick allesamt in die Sharepoint-Umgebung transferiert habe. Eine sehr angenehme und komfortable Funktion.
Die Kalender-Funktionalität ist sehr ähnlich zu der mir aus Outlook / Exchange bekannten Umgebung und ich kann hier auch keine augenfälligen Unterschiede feststellen. Die FUnktionalität ist in ORdnung, aber nciht ausschweifend. Persönlich gefällt mir ein lokal verfügbarer Kalender immer noch am besten, da ist mir dann die Datensicherheit doch seeehr wichtig.
Für die Verwaltung von Aufgabenlisten resp. Projektplanungen kann die Sharepoint-Plattform sehr interessant sein, zumal sich auf diese Weise mit dem Kunden Termine und Abläufe einfach und übersichtlich austauschen lassen und man dank der EMail-Benachrichtigung auch immer über Veränderungen informiert wird. Ob sich aber die Einarbeitung und das Kennenlernen der Applikation lohnt möchte ich in Frage stellen.
Wer möchte, kann mit ein wenig Fantasie und genügend Kenntnis und Ausdauer im Umbau der Sharepoint-Seiten auch eine Website oder sogar einen Blog darauf aufbauen. Angetestet habe ich das selbst nicht, ich glaube dass dies auch sicher nicht zu den Stärken einer solchen Plattform gehört resp. gehören muss.
Fazit:
Der von Genotec angebotene Service, der kostenmässig bereits ab CHF 9.90 monatlich beginnt scheint einiges zu bieten. Verlockend sind bei diesen tiefen Kosten vor allem die Möglichkeit, beliebig viele Benutzerzugänge zu erstellen, was für Unternehmungen mit Dienstleistungsbereich interessant sein dürfte. Um eine sehr ausgiebige Einarbeitungs- und auch Testperiode kommt man allerdings nciht herum, denn sonst lassen sich die umfangreichen Funktionen wohl kaum ausschöpfen, geschweige denn überhaupt sinnvoll zum Einsatz bringen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Plattform-gebundenheit zu Microsoft. Viele wirklich brauchbare Funktionen wie die gemeinsame verwendeten Dokumente können nur in (neueren) Microsoft-Applikationen genutzt werden, MAC- oder LINUX-User müssen hier mit eingeschränkter Funktionalität rechnen. Ich werde die Plattofmr sicherlich noch weiter testen und vielleicht sogar einmal mit einem Kunden zusammen für ein Projekt einsetzen.
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